As pastas onde ficam os documentos somente são acessadas através de URL's complexas, com informações encriptadas:

• O acesso é feito através de senhas;
• Os arquivos ficam protegidos contra a ação de robôs, devido à complexidade dos links aos documentos.

• Estruturado em pastas, como o Windows Explorer;
• Exibição do nome do arquivo ou do título, obtido dos metadados;
• No caso de imagens, podem ser exibidas as miniaturas.

A imagem abaixo mostra uma tela do sistema com a lista de pastas à esquerda e uma lista de documentos à direita.

A pesquisa textual é suportada pelo mecanismo de busca do conceituado produto dtSearch e proporciona as seguintes facilidades:

• Indexa todos os formatos usuais, incluindo: html, xml, pdf e arquivos Office;
• Extrai e pesquisa os metadados;
• Faz pesquisa fuzzy, que permite encontrar uma palavra mesmo que esta contenha alguns erros;
• Faz busca de alavras derivadas (stemming): Exemplo: preferir → preferido, preferidos;
• Permite opções: Todas as palavras, Qualquer palavra, Frase exata, proximidade ordenada e operadores booleanos;
• Trata campos marcados no texto (html e xml);
• Exibe palavras próximas às palavras pesquisadas; 
• Dá destaca (highlight) às palavras pesquisadas:

Metadados (ou campos ou propriedades dos documentos) são informações sobre o próprio documento tais como: título, autor, descrição, palavras chave e, normalmente, são visualizadas no menu Arquivo/Propriedades dos documentos.

No caso de documentos digitalizados no formato pdf os metadados podem ser incluídos nas propriedades dos documentos.

No DocDeck, os metadados podem ser automaticamente incluídos na tela de pesquisa.

A maioria dos formatos de imagens não tem metadados ou não são usados costumeiramente.  No DocDeck, após o upload das imagens, o usuário pode entrar com os respectivos metadados como exemplificado na figura a seguir.

No resultado das pesquisas em imagens são exibidas miniaturas das imagens encontradas com links para as imagens reais.

Utilizando os recursos do dtSearch, o DocDeck mantém índices que permite pesquisa textual extremamanete rápida.

Atualização de Índices

Os índices são definidos remotamente, pelo administrador do projeto, e podem ser criados/atualizados por tarefas programadas para execução periodica, em batch.

Os índices de coleções, dependendo do porte e da capacidade do servidor, podem ser atualizados periodicamente ou instantaneamente, após a inclusão de novos documentos.

A escolha do modo de atualização depende de:

• Natureza da aplicação;
• Porte das coleções;
• Performance e carga do servidor.

Cada aplicação do Docdeck em um servidor é denominada Projeto.  Cada servidor pode conter vários projetos independentes e cada projeto pode ter:

• Interface diferente;
• Administrador e usuários diferentes;
• Coleções de documentos diferentes.

Tipos de Usuários por Projeto

Para cada projeto o DocDeck admite quatro níveis de usuários:

	Nível 4	Faz configuração do projeto, cria/edita usuários e atributos dos demais níveis
	Nível 3	Cria pastas e atributos dos níveis 2 e 1
	Nível 2	Faz upload de arquivos e consultas
	Nível 1	Só faz consultas

Gestão do Projeto

A configuração e a gestão do projeto são feitas remotamente.  A configuração, cuja característica principal é a simplicidade, é feita através de 20 propriedades.

Ao clicar no link Arquivos e pastas a interface muda para permitir criação/eliminação de pastas e arquivos;
O ícone  ao lado de cada pasta abre uma janela que permite efetuar todas as ações.

 

Upload Múltiplo

O DocDeck integra um Applet Java que permite selecionar e enviar os arquivos como no Windows Explorer.

A interface com o usuário é definida por templates, que são páginas ou trechos de página em HTML, com marcas, na forma: %%marca%%, que são dinamicamente substituídas.  A interface de cada projeto pode ser customizada, alterando-se os respectivos templates (requer conhecimentos de HTML e folhas de estilo CSS.)

• O DocDeck foi desenvolvido em ASP clássico;
• Opera no ambiente Windows com IIS 5 ou 6 em Windows 2000, Windows XP e Windows 2003 ou superiores;
• Utiliza um banco de dados (SQL Server ou MySQL) que armazena:
• • Propriedades do projeto;
  • Usuários e privilégios;
  • A estrutura das pastas;
  • Templates da interface.